Como ganar legitimidad como líder

Ningún título o experiencia es suficiente para convertirlo a uno en un líder legítimo, esto debe ganarse a través de las acciones:

Comunicar claramente. Contar una historia convincente sobre de dónde viene su equipo, hacia dónde se dirige y por qué. Fundamentalmente, debe poder transmitirse cómo encajan ellos en ese plan.

Demostrar equidad. Comunicar proactivamente el cuidado y el respeto por las personas que se tiene a cargo, con transparencia y coherencia. El favoritismo y la toma de decisiones opaca desmotivarán al equipo y conducirán a una cultura de autoprotección.

Comportarse con integridad. Actuar de acuerdo a los valores que se defienden, especialmente cuando hacerlo es costoso.

Ser auténtico. Ser honestos sobre los éxitos y las fortalezas, así como sobre las fallas y las debilidades. Y ser abiertos sobre quiénes somos, más allá de la vida profesional.

Poner a los demás primero. Dar el crédito a quien se lo merece y hacer sacrificios antes de pedirles a otros que lo hagan.

Liderar con propósito. Se espera influir en los demás, con un sentido de misión y significado. Por lo tanto, debe mostrarse que su motivación está al servicio de un objetivo mayor, en lugar de un objetivo más mundano.

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DevOps y las metodologías ágiles

Aunque se trata de dos cosas distintas, se tiende a confundirlas porque ambas filosofías tienen algunas similitudes.Estos conceptos, junto con ITIL o SCRUM, suelen mezclarse debido a que ambos están movidos por el paradigma LEAN. El paradigma LEAN es un modelo que se basa en la mejora continua, así como en la tendencia a la excelencia y aportar un mayor valor al cliente final. Estos son los ejes fundamentales de este modelo.

Para identificar y diferenciar DevOps de “Agile” bajo este modelo, puede hacerse teniendo en cuenta que Agile o Scrum están enfocadas al desarrollo del software como tal, y que DevOps se aplica para la integración del ciclo de vida de ese software. Ambas parten del modelo lean, pero no aplican las mismas técnicas o términos.

Aunque se han relacionado anteriormente Agile con el desarrollo de software, no es una metodología que sea solo aplicable al mundo TI. Las metodologías ágiles son también frecuentemente aplicables al ámbito de negocio. Son metodologías que se basan en la mejora continua y un mayor valor al cliente o usuario final. Esto, enfocado a procesos de negocio o en otros ámbitos de una empresa, es igualmente aplicable.

Entonces, quedaron atrás los modelos monolíticos de gestión en las compañías. Por tanto, un equipo de desarrollo que trabaje con la filosofía DevOps elaborará productos mucho más completos y robustos. Si se topara con un producto que necesita aplicar un cambio sobre los requisitos, por las observaciones que se han llevado a cabo por el equipo Agile de la respuesta de los usuarios hacia el uso de un producto, puede resultar mucho más sencillo aplicarlos para el equipo de desarrollo.

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Los beneficios de la integración continua en DevOps

Se entiende la integración continua como una práctica particular de desarrollo de productos de software recomendada en la filosofía DevOps. Antes de la aplicación de estas metodologías, lo más generalizado era que los desarrolladores del software trabajaran aislados, y una vez se terminara el desarrollo del producto, combinaran los distintos códigos en una única versión del producto. El intento de juntar todos los cambios de código en la fase previa a la puesta en producción se traduce en una tarea complicada y ardua, y un mayor número de errores en los productos.

De los problemas anteriormente descritos surge la necesidad de subsanarlos. Con la integración continua, como puede empezar a intuirse por su nombre, los desarrollos del equipo se combinan cada poco tiempo. Estos cambios se mergean (fusionan), o integran, normalmente en un repositorio del código compartido con control de versiones. Cuando un desarrollador integra los cambios de su código con el del resto del equipo en ese repositorio remoto, normalmente se disparan las pruebas automatizadas que detectan la correcta integración de esos cambios sobre el código actual.

Beneficios de la integración continua

Resolución de errores: Al contar con una serie de pruebas automáticas en la integración de los cambios, la detección y consiguiente resolución de errores es mucho más inmediata y eficiente.

Entrega rápida: Permite que los equipos de desarrollo puedan hacer despliegues de funcionalidades con mayor frecuencia.

Mayor productividad: Los equipos que trabajan con integración continua experimentan una mejoría de la productividad, al liberar a los desarrolladores de tareas, como las pruebas o despliegues, para poder enfocarse en una mayor eficiencia o una mayor calidad del código.

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Consejos para establecer una cultura DevOps

Al adoptar DevOps se hace hincapié en la colaboración constante entre los equipos de desarrollo y operaciones. Para obtener los beneficios se requiere un compromiso a nivel cultural.  Por lo tanto, establecer una cultura DevOps en la organización es fundamental para impulsar esos beneficios.

Aquí algunos consejos para construir una cultura DevOps:

1. Colaboración constante

La idea fundamental detrás de DevOps es reunir a todos para trabajar hacia un objetivo común. Esto requiere comunicación y colaboración constantes. Por lo tanto, se debe desarrollar un canal de comunicación continuo entre los desarrolladores y el equipo de producción.

Esto ayudará a romper los silos y se comprenderán mejor las perspectivas y los desafíos de los demás. Compartir los detalles y mantener un contacto constante durante todo el proyecto, dará como resultado una implementación más rápida, una entrega más fluida y menos errores.

2. Rendición de cuentas

Al pasar a DevOps, se debe hacer cumplir la responsabilidad de extremo a extremo, definiendo claramente las funciones y responsabilidades de cada equipo. Por ejemplo, los desarrolladores no solo son responsables de escribir el código, y el equipo de producción no solo es responsable de la implementación.

Como parte de la cultura DevOps, ambos equipos deben trabajar como una unidad y asumir la responsabilidad de todo el ciclo de vida del desarrollo de software. Esto pone fin a la búsqueda de culpables y aumenta la productividad.

3. Comprensión del CI/CD

Se debe comprender completamente e implementar los principios de integración continua y entrega continua (CI/CD) para establecer una cultura DevOps. Es necesario proporcionar al equipo los recursos necesarios para automatizar las implementaciones desde el desarrollo hasta la producción.

La implementación efectiva de CI/CD permite una retroalimentación más rápida, una implementación más fluida, una detección rápida de errores, etc. Desde una perspectiva comercial, CI/CD también puede permitir un tiempo de comercialización más rápido y ayudar a construir una base de clientes leales con productos sólidos.

4. Acciones centradas en el cliente

La satisfacción del cliente es la clave del éxito para cualquier negocio. Cada principio o mejor práctica en DevOps indica mantener un enfoque centrado en el cliente. Por lo tanto, se debe centrar en hacer que el negocio sea rentable y crear características que resuelvan los problemas de los clientes.

Resolver los problemas únicos de los clientes aumentan las ganancias. Mantener a los usuarios finales en el centro de cada estrategia ayudará a brindar una solución escalable, confiable y sólida.

5. Fomentar la automatización

La automatización es uno de los pilares fundamentales de DevOps, por lo que es importante centrarse en automatizar todo lo posible. Configurar esto puede llevar algo de tiempo inicialmente, pero ahorrará tiempo y recursos a largo plazo.

La automatización también reduce la intervención humana, minimizando así la posibilidad de errores. Los errores inesperados en la producción pueden afectar la productividad, pero los procedimientos de prueba automatizados pueden eliminar este riesgo.

6. Evaluar y aprender del fracaso

Siempre hay aprendizaje detrás de cualquier falla o error. Es algo que debe aceptarse. Mantener una mentalidad analítica y positiva mientras se aceptan los errores ayudará al crecimiento del entorno de TI.

Las prácticas de DevOps enfatizan la introspección y el aprendizaje todos los días. Considerar el realizar una evaluación honesta de fallas con los miembros del equipo. Ayudará a la organización a lidiar con tales situaciones de manera efectiva y adoptar cambios radicales.

7. Empezar desde arriba

Para adoptar con éxito una cultura DevOps, la aceptación debe comenzar desde arriba. Cuando los ejecutivos y/o la alta gerencia aceptan el cambio, envían un mensaje positivo al resto de la organización.

El compromiso del liderazgo con la transformación digital es clave para adoptar la metodología DevOps. Se debe estar preparado para aceptar cambios drásticos, fomentar la experimentación y promover el intercambio de conocimientos.

Reflexión final

Adoptar la cultura DevOps en una organización no es fácil. No hay atajos para implementar los principios y prácticas. Se requiere compromiso, dedicación y esfuerzos continuos de todos los miembros del equipo. Sin embargo, si uno está dispuesto a experimentar, aprender de los errores y adoptar cambios drásticos, la adopción de DevOps puede ayudar a la organización a ser más colaborativa, más ágil y más exitosa.

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3 pasos para planificar y ejecutar un proyecto DevOps exitoso

La preparación, los flujos de trabajo claramente definidos y el monitoreo son claves para entregar un proyecto DevOps de alto rendimiento. Entonces ¿qué pasos debería tomar un equipo de DevOps para garantizar la entrega exitosa de un proyecto?

1. Entendimiento

Las etapas preliminares de un proyecto DevOps son cruciales. Sin una dirección clara y un entendimiento compartido en todo el equipo, la iniciativa está condenada al fracaso.

Por lo tanto, el equipo y el cliente deben estar dispuestos a dedicar el tiempo necesario para comprender los objetivos del otro y garantizar que sus visiones estén alineadas. Esto se puede hacer a través de reuniones y talleres, donde los participantes identifican objetivos y los miembros del equipo establecen una meta clara sobre cómo debe verse el producto final.

Cuando se ejecuta correctamente, el equipo de DevOps saldrá de la primera fase del proyecto con un resumen bien definido y una comprensión clara de los objetivos del cliente. Si se apresura este paso, los ingenieros se verán obstaculizados por la falta de dirección, lo que aumentará la probabilidad de que el producto terminado no cumpla con los requisitos del cliente.

2. Desarrollo

La siguiente fase comienza con el desarrollo de la aplicación. Esto generalmente se facilita mediante el uso de una solución basada en la nube, donde el equipo comienza a preparar el entorno, determina los componentes que debe contener y comprende cómo deben configurarse para maximizar la eficiencia.

Durante este período, el equipo debe asegurarse de que la versión final de la aplicación sea lo más segura posible. Por esta razón, el equipo de DevOps necesita diversos conjuntos de habilidades, incluyendo la ciberseguridad.

Una fase de desarrollo exitosa se caracteriza por flujos de trabajo claramente estructurados en los que se traza el proyecto, paso a paso. Todos los miembros del equipo deben entender dónde encajan en el plan y cómo pueden contribuir.

3. Probar, monitorear y mejorar

Una vez que un producto se pone en marcha, el trabajo entra en una nueva etapa crucial. Los mejores equipos de DevOps nunca se duermen en sus laureles al finalizar la fase de desarrollo. Los desarrolladores deben monitorear cuidadosamente la aplicación en sus primeras etapas para que cualquier error pueda identificarse y corregirse de inmediato.

Los ingenieros deben monitorear el entorno, incluido cómo se ve afectado y cómo responde a las diferentes actividades de los usuarios. Los datos obtenidos son un recurso valioso y deben tratarse como tales, y los equipos ordenan y etiquetan los resultados tan pronto como se recopilan.

Una vez que se hayan recopilado los datos de referencia, el equipo debe analizar los resultados para identificar qué partes de la aplicación pueden necesitar recalibración o rediseño. Luego de esto, el resultado final debe ser un producto que funcione de manera óptima y cumpla con las especificaciones del cliente.

La importancia del equipo DevOps 

Los equipos de DevOps que siguen los pasos descritos pueden tener la confianza que su proyecto está en el camino correcto y listo para el éxito. Diseñar un producto bien hecho es mucho más fácil cuando en el equipo se incluye especialistas de varias disciplinas que están entusiasmados con la colaboración y la comunicación. Tener el equipo adecuado también facilitará la transición entre cada etapa de un proyecto DevOps y garantizará que el cliente esté satisfecho.

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Beneficios de aplicar DevOps en una organización

La aplicación de DevOps en una organización trae diversos beneficios:

Confiablidad

La calidad y seguridad del código aumenta con este modelo de trabajo. Los evolutivos y las entregas se desarrollan de forma más rápida, consiguiendo así que la percepción del cliente y usuario final sea más positiva. Esto se hace mediante el uso de prácticas como pueden ser la integración continua (CI – Continuous Integration) o la entrega continua (CD – Continuos Delivery), que permiten comprobar que cada actualización realizada sobre el producto es funcional, válida y segura gracias, no solo al feedback de desplegar los productos sino, al feedback instantáneo de las herramientas de calidad. Otras prácticas como la monitorización y análisis, para el desarrollo del consiguiente plan de actualización, permiten también mantener la información de la acogida de la nueva funcionalidad a tiempo real.

Velocidad

Otro beneficio es la velocidad a la que los equipos de trabajo pueden realizar entregas de los productos. No solo las entregas, como proveedor de una aplicación o servicio, se puede amoldar a las tendencias del mercado y evolucionar los productos de forma más rápida, consiguiendo así una mayor satisfacción por parte del cliente y del usuario final. Aumenta la velocidad también en el ámbito de la reparación de posibles bugs (fallos, o incidencias) que puedan producirse.

Escalabilidad

De los dos anteriores beneficios deriva este. Permite dimensionar el servicio, o aplicación, sin riesgo de perder seguridad o calidad, sin ralentizar los desarrollos. Todo esto incrementando la complejidad del producto. No importa la dimensión del proyecto, la filosofía DevOps siempre es aplicable y agiliza el desarrollo desde el inicio.

Seguridad

Mejora tu seguridad general equilibrando tus necesidades operativas y de desarrollo. Eso si,  sin sacrificar la seguridad al utiliza políticas de conformidad automatizadas, controles minuciosos y técnicas de administración de la configuración.

Colaboración

Se desarrollan equipos más eficaces con un modelo cultural de DevOps, que enfatiza valores como la propiedad y la responsabilidad. Los desarrolladores y los equipos de operaciones colaboran estrechamente, comparten muchas responsabilidades y combinan sus flujos de trabajo. Por lo tanto, se reducen las ineficacias y se ahorra tiempo.

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DevOps

DevOps es la combinación de culturas, prácticas, filosofías y metodologías que potencian e incrementan la capacidad de los equipos para producir servicios y aplicaciones de mayor calidad, y en menor tiempo.

El término surge de dos términos en inglés: Development / Operations (Desarrollo / Operaciones). Los equipos que trabajan bajo DevOps lo hacen de forma coordinada y colaborativa. De esta manera, los productos que se entregan son mejores, se realizan en menores tiempos, y son más confiables. Además, proporciona una velocidad mayor a las organizaciones para ofrecer productos, aplicaciones, o servicios, haciéndolas más competitivas en el mercado.

Los equipos antes mencionados, junto con los de seguridad y control de calidad, ahora colaboran durante todo el ciclo de vida del producto. Con DevOps, estos equipos automatizan procesos que antes se hacían de manera manual y más tediosa. Por ejemplo, los test unitarios o los despliegues.

Fases del ciclo de vida de un proyecto con DevOps

El ciclo de vida de un proyecto basado en DevOps contempla 6 fases:

Planificación (Planning): En este primer paso, se identifican y priorizan los requisitos que debe cumplir el servicio, o producto, que se desarrolla en el proyecto. Se identifican también cuales son las tareas que se deben realizar, y en qué orden, para luego poder llevarlas a cabo según sean más relevantes para el usuario final.

Construcción (Build): En este paso, los requisitos ya están identificados, y se comienza el desarrollo del código del producto. Como bien indica el nombre de la fase, es el momento en el que empieza a construirse el software.

Integración Continua (Continuous Integration): Esta etapa viene de la mano de la fase de construcción. En esta fase, que es conveniente realizar de forma periódica e incluso diaria, se integra el código recientemente construido con el ya existente, así como el código nuevo con otro desarrollado por el resto de miembros del equipo. En esta fase, se compila todo el código, se unifica en un repositorio conjunto, y se realizan las pruebas de calidad y seguridad sobre los desarrollos.

Despliegue (Deploy): Una de las muchas ventajas de utilizar esta filosofía es que pueden automatizarse o programarse los despliegues de los nuevos componentes. No solo habla esta fase de los despliegues del software en un entorno de producción, sino que suelen existir dos entornos previos al entorno final. El primer entorno, comúnmente llamado entorno de integración, es un entorno de pruebas en el que suelen realizarse despliegues para hacer pruebas funcionales de los desarrollos una vez se han integrado con el código previo. Otro entorno es el entorno de preproducción o pre productivo. Este entorno es más parecido a producción, donde pueden hacerse pruebas más completas, o realistas, de los desarrollos, antes de hacer un despliegue en producción. Esto ayuda a detectar y reducir los posibles errores que puedan darse en el entorno productivo una vez realizado el despliegue para los usuarios finales.

Monitorizar (Operate): La traducción literal de esta fase sería “operar” o “actuar”. En esta fase se sigue el rendimiento de las nuevas funcionalidades. No sólo el rendimiento en cuanto a mediciones de memoria física, tiempos de carga, etc. Sino monitorización de las incidencias que puedan surgir una vez que se ha desplegado el software. Este tipo de incidencias son las relacionadas con posibles conflictos entre componentes, o dependencias sin resolver.

Retroalimentación continua (Continuous feedback): Por último, antes de comenzar de nuevo el ciclo, es importante tener presente que hay mantener abiertas vías de comunicación con todas las personas interesadas del proyecto para recibir sus opiniones acerca de las nuevas funcionalidades. De esta manera, abordar de nuevo el plan para futuras mejoras o modificaciones sobre el sistema.

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7 tipos de descanso que necesitas

Lo que se compartirá a continuación es un resumen de la charla TED de la Doctora Saundra Dalton-Smith sobre los diferentes tipos de descanso que necesitamos.

A todos nos ha pasado alguna vez que hemos intentado solucionar una falta de energía constante durmiendo más, solo para hacerlo y sentirnos aún más exhaustos. El secreto es que dormir y descansar no son lo mismo.

Pensamos que hemos descansado porque hemos dormido lo suficiente, pero en realidad nos estamos perdiendo otros tipos de descanso que también necesitamos. En consecuencia, vivimos en una cultura de individuos de alto rendimiento, alta producción, crónicamente cansados ​​y crónicamente agotados.

Sufrimos un déficit de descanso porque no entendemos el verdadero poder del descanso.

El descanso debe ser equilibrado en siete áreas clave:

1. Descanso fisico

Empieza el día con unos estiramientos, evita el sedentarismo y haz ejercicio.

Pasamos demasiado tiempo sin movernos a lo largo del día. Debemos tener una vida activa. Cuidar la alimentación, nuestro cuerpo necesita esa energía. Podrías simplemente regalarte una siesta el fin de semana.

2. Descanso mental

¿Necesitas empezar el día con una enorme taza de café? ¿Estás más irritado y olvidadizo de lo normal? ¿Te cuesta concentrarte o conciliar el sueño por las noches? ¿Te despiertas sintiéndote como si nunca te hubieras ido a la cama? 

Probablemente, tienes un déficit de reposo mental. Desconéctate. Haz un alto cada hora durante tu día laboral. Levántate, da un paseo de diez minutos, sal a la calle y respira profundamente. Apunta tus pensamientos o tareas, de esta manera descargarás tu cerebro. Los fines de semana, apaga el celular y aprovecha en dar un paseo por el campo, la playa o reuniéndote con los amigos y la familia. 

3. Descanso sensorial

Sientes que tu cabeza va a explotar, te irritan los ruidos o incluso salir de compras es una actividad que ya no te entusiasma como antes porque te abruma la información que te llega.

Apaga el celular, la música, la televisión, etc. Evita rodearte de ruido todo el día. Necesitas silencio al menos un rato. Los fines de semana trata dar salir de la ciudad. La naturaleza tiene el poder de estimular nuestros sentidos en su justa medida.

4. Descanso creativo

Esencial para todos aquellos que necesitamos resolver problemas o generar nuevas ideas. 

Permítete disfrutar de las pequeñas cosas, dar un paseo, mirar las nubes, sentarte en un banco a observar a las personas. Esas pequeñas actividades marcan la diferencia. 

5. Descanso emocional

Estás anímicamente como una montaña rusa. 

Todos necesitamos descanso emocional y darnos el tiempo y el espacio para expresar libremente los sentimientos y dejar de intentar satisfacer a los demás. Habla de cómo te sientes con una persona que sepa escucharte. Dedícate unos minutos al día para ordenar esas emociones, por ejemplo meditando. Pon freno al estrés, reduciendo tu autoexigencia, diciendo “no” cuando sea necesario y practicando la amabilidad contigo mismo.

6. Descanso social

Sientes que funcionas en una especie de piloto automático. 

Tu sonrisa no es natural y te abordan demasiados pensamientos negativos sobre los demás: los juzgas o te vuelves más competitivo. Socializar es un arte agotador. Rodéate de personas positivas y que te impulsen a ser mejores. Por otro lado, tómate tiempo para ti solo. 

7. Descanso espiritual

El último tipo de descanso apela a la capacidad de conectarse más allá de lo físico y mental y sentir un profundo sentimiento de pertenencia, aceptación y propósito. 

Para ello contribuye en algo más que tu propio propósito, ayuda a tu entorno. Es hora de prestarle atención a nuestro cuerpo, mente y alma para poder comprender el tipo de descanso que necesitamos.

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Como rebalancear tus cuadrantes

En su libro más vendido Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, Stephen Covey empaquetó las ideas de Eisenhower en una herramienta simple para priorizar tareas. Conocida como la matriz de Eisenhower, también como la matriz de gestión del tiempo, la matriz Urgente-Importante, entre otros. Este marco para la priorización nos ayuda a combatir el efecto de la "mera urgencia", eliminar las pérdidas de tiempo y crear más espacio mental para avanzar los objetivos que nos planteamos.

Nuestra atención suele dirigirse a las actividades sensibles al tiempo sobre las tareas que son menos urgentes, incluso cuando la actividad menos urgente ofrece mayores recompensas. Esta peculiaridad psicológica, denominada "Efecto de mera urgencia", explica por qué uno suele ser tan malo en la gestión de actividades y tiempo. Es más probable que prioricemos actividades con una fecha límite en lugar de actividades sin una, independientemente de sus beneficios a largo plazo.

Y el efecto es aún mayor en las personas que se describen a sí mismas como "ocupadas". Suelen tener una obsesión con la duración de una tarea y es más probable que continuen esa priorización, mirando siempre el reloj. Pero también hay buenas noticias, este efecto se puede revertir. Si se tiene en cuenta la importancia a largo plazo de las tareas no urgentes, se puede superar la atracción hacia las distracciones urgentes y concentrarse en lo que realmente importa. Es en este aspecto donde cobra importancia la matriz de Eisenhower.

En el mundo real, la distinción entre urgente/no urgente, importante/no importante podría resultar confusa. Así es como Steven Covey lo explica:

Los asuntos urgentes son aquellos que requieren una acción inmediata. Estos son los problemas visibles que surgen y exigen su atención AHORA. A menudo, los asuntos urgentes vienen con claras consecuencias por no completar estas tareas. Las tareas urgentes son inevitables, pero dedicar demasiado tiempo a apagar incendios puede producir una gran cantidad de estrés y provocar agotamiento.

Los asuntos importantes, por otro lado, son aquellos que contribuyen a las metas a largo plazo y los valores de la vida. Estos elementos requieren planificación y acción reflexiva. Cuando te enfocas en asuntos importantes, administras tu tiempo, energía y atención en lugar de gastar estos recursos sin pensar. Lo importante es subjetivo y depende de tus propios valores y metas personales. Nadie más puede definir lo que es importante para ti.

A continuación una mirada a mayor detalle a cada uno de los cuatro cuadrantes para ayudar a identificar qué tareas van en cada uno y cómo manejarlas en consecuencia.

Cuadrante 1: Urgente e Importante

Son aquellas que exigen actuar rápidamente. Suelen tener plazos visibles y consecuencias por demorarse. En la mayoría de los casos son por una fuente externa o algo que se pospuso hasta que toca enfrentar la fecha límite. Siempre habrá algo fuera de nuestro control. Sin embargo, el problema surge cuando nos enfocamos en estas tareas inesperadas o con fecha límite y excluimos las metas a largo plazo que son importantes para uno.

Covey advierte que dedicar demasiado tiempo al Cuadrante 1 puede generar un mayor estrés, agotamiento y la sensación de que sus días están fuera de control. Pasar todo el día apagando incendios robará rápidamente la energía y puede hacer más fácil adaptarse al escapismo sin sentido de lo que encuentre en el Cuadrante 4.

Cuadrante 2: NO Urgente e Importante

Son las actividades que ayudan a lograr los objetivos a largo plazo. Es posible que no tengan una fecha límite, por lo que es fácil posponerlos en favor de tareas más urgentes. Sin embargo, estas tareas tienen un efecto mucho mayor en su efectividad a largo plazo para lograr las metas.

Covey dice que el Cuadrante 2 es el punto óptimo de la gestión del tiempo personal. Este es el lugar donde no se concentra en los problemas sino en las oportunidades y el crecimiento. Vivir desde este cuadrante de la matriz significa que eres proactivo y priorizas actividades que aumentan tus habilidades y energía, y contribuyen a lograr metas significativas. El cuadrante 2 es donde ocurre el "trabajo profundo" porque está en gran medida libre de distracciones apremiantes.

Cuadrante 3: Urgente y NO Importante

Se describe mejor como "trabajo ocupado". A menudo se basan en expectativas establecidas por otros y no nos acercan a los objetivos a largo plazo. Es donde vive el "mero efecto de urgencia". El impulso para completar actividades debido a plazos reales o supuestos significa asumir las que en realidad no son significativas. Centrarse en este tipo de actividades puede hacer sentir que no se está cumpliendo con los objetivos más importantes o que no se tiene control sobre el día a día.

Covey sugiere delegar tantas actividades como sea posible. ¿Podrías pedirle a otra persona que tome las notas de la reunión? ¿Podrías recibir las compras en casa en lugar de ir a la tienda? ¿Podrías empoderar a tus hijos para que laven los platos? ¿Se podrían hacer citas virtuales para determinado tipo de médico? ¿Hay algo en tu vida que puedas automatizar?

Cuadrante 4: NO Urgente y NO Importante

Son actividades que hacen perder el tiempo y que deben eliminarse sin piedad. Estas actividades no contribuyen al progreso de tus objetivos, pero pueden terminar absorbiendo grandes porciones de tiempo. No me malinterpreten, todos necesitamos algo de tiempo libre. La clave es que estas actividades deben ser un equilibrio para el resto de actividades que realizamos. Sin embargo, si no es intencional, la forma en como se utiliza este tiempo puede agotar la energía, la pasión y la creatividad.

Como rebalanceamos los cuadrantes

Según Stephen Covey, el 2do cuadrante es el "Cuadrante de calidad", donde el tiempo dedicado a estas actividades aumenta su eficacia en general. Aquí es donde el crecimiento personal y profesional se encuentra con la planificación, la prevención y la acción.

Entonces, para evaluar dónde te encuentras actualmente en la matriz, debes realizar un seguimiento de tu tiempo y las tareas, las que completaste y cuándo lo hiciste. Luego de algunos días, deberás sentarse y organizar las tareas en cuadrantes haciendo las siguientes preguntas:

¿Era esto urgente para mí?

¿Era esto importante para mí?

Debemos recordar que solo estaríamos decidiendo estos criterios en función de los resultados deseados, no de los de otra persona. Una vez que las actividades estén ordenadas en los cuadrantes apropiados, debemos examinar dónde se gasta el tiempo actualmente. ¿Estamos satisfechos con el equilibrio?

Si pasas mucho tiempo en el 1er cuadrante, debes invertir tiempo en planificar para anticipar y prevenir problemas:

• Siguiente paso: organizar un plan semanal o incluso mensual en torno a los objetivos y plazos actuales. Al final de cada semana, hacer una revisión semanal. Reflexionar sobre qué tan bien funcionó el plan y ajustarlo para la próxima semana. Si la mayoría de las actividades provienen de fuentes externas, elaborar estrategias sobre cómo podrían planificarse y anticiparlas mejor. Es posible que debas desarrollar un flujo de trabajo más proactivo con un colega o un cliente, o hablar con tu jefe sobre cómo reequilibrar una carga de trabajo excesiva. Si hay un cliente en particular que está creando muchas actividades en este cuadrante, es posible que el estrés del trabajo no valga la pena.

Si pasas mucho tiempo en el 3er cuadrante, delegar, eliminar o limitar la cantidad de tiempo que dedica a estas actividades:

• Siguiente paso: diseña una estrategia y escribe pasos específicos sobre cómo limitar estas actividades. ¿Puedes delegarlas? ¿Puedes simplemente decir que no? ¿Puedes agrupar este tipo de actividades en una sola tarde durante su semana? ¿Puedes tener una discusión abierta con su jefe sobre cuánto tiempo se está invirtiendo en "trabajo pesado"? Programar tiempo en la semana para dar estos pasos.

Si pasas tu tiempo en el 4to cuadrante, es posible que esté atrapado en una rutina, estresado o evitando un problema:

• Siguiente paso: usar un seguimiento del tiempo para identificar las mayores pérdidas de tiempo y elaborar estrategias sobre cómo evitarlas o limitarlas. Desarrollar un plan para superar la procrastinación antes de caer en la tentación de procrastinar. Recordar que está bien relajarse de vez en cuando, pero si es en exceso habrá un impacto.

A medida que cambian tus prioridades hacia el 2do cuadrante, sigue usando la Matriz de Eisenhower para saber en qué deberías estar trabajando en el día a día.

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Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Con justa razón un jefe de proyectos alberga cierto escepticismo cuando se le pregunta si espera que cada paso del plan del proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Incluso si sigue todas las buenas prácticas esenciales de gestión de proyectos, todavía existe la posibilidad de que algo se desvíe. Los proyectos suelen ser difíciles de terminar según lo planificado, pero aún así esto forma parte del desafío.

Para evitar contratiempos en los proyectos se deben hacer muchas cosas bien. No pienses que cada proyecto está condenado al fracaso. Parte de lo que debes hacer es mantenerte actualizado y aprender del conocimiento generado por administrar mejor los proyectos. 

Por lo tanto, esperando ayudar a los gestores de proyectos, sean nuevos o experimentados, veremos a continuación una lista de las 11 mejores prácticas de gestión de proyectos que deben conocerse para tener éxito. No importa en que etapa está tu proyecto, identifica la que necesitas en este momento para lograr el éxito.

1 Construir el caso de negocio del proyecto

Cada proyecto comienza con una simple idea. Pero para pasar a la acción, el proyecto debe estar detallado y especificado antes de comenzar a solicitar recursos. Se debe pensar en los diversos requisitos, recursos, obstáculos potenciales y flujos de trabajo necesarios para cruzar la meta.

Sea tiempo, presupuesto o personas, los proyectos exigen de recursos. Teniendo presente los objetivos del negocio, así como las metas a largo y corto plazo, se comprenderá cómo el proyecto encaja en el panorama general.

Esto ayudará a descubrir si el equipo o la organización tiene los recursos disponibles para completarlo en primer lugar. No es la intención bloquear las nuevas ideas. El objetivo es prepararse para las numerosas preguntas que surgirán del proyecto que se quiere iniciar.

2 Desarrollar un resumen del proyecto

Es un documento breve y conciso que debe brindar una descripción general del proyecto y su alcance. Suele emplearse para obtener aprobaciones rápidamente y la aceptación de todos los involucrados. Sin embargo, debería revisarse a lo largo del proyecto para mantener a todos en la misma página. No es necesario que sea un documento largo y tedioso.

Como mínimo, debería incluir: el nombre del proyecto, la descripción, los objetivos, el alcance, los entregables, los hitos, las métricas de éxito, el presupuesto, el cronograma y los recursos.

3 Crear un plan del proyecto

Recordemos que un plan de proyecto no es lo mismo que un resumen del proyecto. El resumen debe ser breve, una mirada de alto nivel a lo que se desea lograr. Un plan de proyecto explica exactamente cómo se completará el proyecto. En cambio, el plan debe ser un esquema más detallado de cómo se administrará el proyecto, el proceso para el equipo cumpla los objetivos y cómo llegarán a la meta.

Como mínimo, debería incluir: alcance y misión, planificación, presupuesto, equipo de trabajo, evaluación de riesgos y escalamiento, y el control de cambios.

Un plan involucra muchos factores móviles, pero respetar las cargas de trabajo del equipo será esencial al planificar. Una vez finalizado el plan, uno debe asegurarse de contar con las herramientas adecuadas para identificar los cuellos de botella, gestionar las cargas de trabajo y monitorear el progreso.

4 Establecer el alcance y los objetivos del proyecto

Es fundamental establecer el alcance y los objetivos de un proyecto. Es mas, es conveniente obtener la aprobación de todos los involucrados. También es importante establecer el alcance y la lista de objetivos en una etapa temprana del ciclo de vida del proyecto. Donde el alcance debería responder preguntas como: objetivos, entregables, estándares y limitaciones.

5 Tener una reunión inicial del proyecto

En la reunión inicial se debe invitar a todas las partes interesadas del proyecto. Es responsabilidad del lider del proyecto el asegurar que todas las partes estén alineadas. Al reunir a todos y asegurar la misma sintonía desde el inicio del proyecto, será más fácil establecer un plan de comunicación de trabajo para el proyecto.

6 Establecer una comunicación clara y coherente

La comunicación regular es una de las mejores prácticas para los gestores de proyectos. Sea su equipo interno, las partes interesadas o sus clientes, la comunicación debe funcionar de ida y vuelta. De haber un problema en la comunicación, la confianza se verá afectada y por ende la colaboración se conviertirá en una tremenda escalada.

Para las comunicaciones internas, tratar de mantenerlas en un espacio centralizado. Esto limita la confusión de dónde ir para obtener información, entregar documentos u obtener actualizaciones sobre el progreso general. Por ejemplo, la mensajería instantánea (ej. WhatsApp) facilita crear esos espacios para los proyectos, puesto que agiliza la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Por otro lado, para dar un sentido de camaradería, no hay sustituto para las comunicaciones cara a cara, aún si se realiza de manera virtual. Es recomendable establecer reuniones periódicas del proyecto para revisar el progreso, impulsar la transparencia y mejorar la rendición de cuentas.

7 Mantener un horario y cadencia

Se trata de cuidar al equipo como el que estos cumplan sus plazos. El objetivo es evitar sobrecargar la carga de trabajo sin dejar de hacer un progreso constante. Debe establecerse un cronograma realista y alcanzable, y que pueda completar el proyecto a tiempo.

Para lograrlo, deben responderse preguntas como: ¿Cuáles son los hitos por alcanzar? ¿Qué tareas? ¿Cuándo deben completarse cada una para evitar retrasos? Y hay que tener cuidado, no solo debemos mirar calendario. Debe tomarse en cuenta la disponibilidad, el presupuesto y los recursos requeridos.

Uno podría al inicio basarse en suposiciones, experiencias pasadas y estimaciones, y está bien. Pero conforme este andando el proyecto será posible obtener información real que nos será muy útil para una mejor toma de decisiones.

8 Planificar los contratiempos y tomar medidas correctivas

Una de las principales razones por las que los proyectos fracasan es por cambios inesperados. Incluso los proyectos mejor planificados inevitablemente tendrán algún problema. Podría ser un reajuste en los plazos, los presupuestos o la gestión de las tareas. Por ello, se necesita un plan para abordar los problemas directamente.

Una forma es mediante un seguimiento a las variaciones en el equipo. Esto ayudaría a entender por qué ocurren y evitarlo a futuro. Por ejemplo, el proyecto está por superar el presupuesto y será necesario revisar el alcance del proyecto. Algunos proyectos pueden tardar más de lo previsto, lo que significa que debería considerarse la reasignación de recursos o actualizar el cronograma. Por lo tanto, no tomar acciones tempranas y decisivas para abordar las variaciones son a menudo la razón por la cual los proyectos cambian demasiado y finalmente fracasan.

9 Supervisar de cerca el proyecto y detectar cambios en el alcance

Uno de los riesgos más comunes en la gestión de proyectos son los ajustes al alcance. Básicamente, la variación del alcance se produce cuando los requisitos o las tareas de un proyecto se modifican tanto que pone el proyecto en riesgo de no terminar en la fecha límite planificada o dentro del presupuesto determinado.

El proyecto puede tener límites claros al principio, pero suelen ajustarse una vez que se ingresa a la ejecución. Antes de que uno se de cuenta, el alcance del proyecto se ha ampliado. Por ello, es importante asegurarse que los clientes y las partes interesadas comprendan las implicaciones de realizar cambios. Y si el alcance debe cambiar, actualizar el plan y avisarle a todos.

10 Realizar un seguimiento de todo lo relacionado al proyecto

Para mantener un proyecto encaminado se necesita: seguimiento de los KPIs, gestionar las variaciones y la toma de medidas correctivas, garantizar la calidad, y finalmente gestionar el riesgo. Por lejos, esta sería una buena práctica que todos deberían seguir. De vigilar estos puntos, se podrán solucionar los problemas antes que se salgan de control.

11 Mantener actualizado los documentos del proyecto

Es necesario mantener actualizada la documentación del proyecto durante todo el tiempo de vida del mismo. Esto ahorrará mucho tiempo (por lo menos los documentos esenciales) y se notará sobretodo al cierre.

En particular, se sugiere mantener actualizados periodicamente lo siguiente: matriz RACI, riesgos y problemas, solicitudes de cambio, cronograma del proyecto, y los gastos del proyecto. De esa manera, cuando sea momento de cerrar el proyecto, solo se necesitará revisar esos documentos para asegurarse de que no tener problemas pendientes.

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