Las organizaciones pueden aprender de si mismas, apoyandose en SharePoint

En la actualidad, las organizaciones son un cúmulo de conocimiento. Los procesos, la información y los datos son parte del día a día de cada colaborador. Sin embargo, parte de ese conocimiento se pierde y no se aprovecha. Por lo tanto, la organización no aprende.

Existe el conocimiento implícito, que es la información y los datos que son parte del pensamiento, creencias, modos de trabajo y prejuicios de la mente del colaborador. Asi mismo, tenemos el conocimiento explícito, que es la información que esta en algún medio de soporte, es administrable y esta disponible para toda la organización. Ejemplos de esto: documentos, procedimientos (documentados), listas de actividades, entre otros. Es decir, todo aquello que podría estar en SharePoint.

Por otro lado, cuando una organización no posee una metodología para generar más conocimiento explícito, a partir de lo implícito, su capacidad de ir aprendiendo de sí misma desaparece. Las prácticas y procesos quedan en la mente de los colaboradores, y cuando estos cambian de cargo o se van de la organización, los procesos son reinventados, en vez de repetir las "buenas prácticas" ya utilizadas. Bajo esas circunstancias, un nuevo colaborador en un cargo ya existente, y que no posee el soporte concreto de los métodos de trabajo, se ve en la necesidad de estructurar nuevas prácticas, que a la larga requieren un tiempo de adaptación y aprendizaje, con un costo para él y la organización.

Ademas, no olvidemos que el conocimiento implícito esta en permanente cambio, lo cual hace difícil la labor de capturarlo y hacerlo explícito. Solo mediante una adecuada selección, mantenimiento, divulgación y auditoria del conocimiento se puede ir generando más conocimiento, y por ende, generar mayor aprendizaje.

Entonces, ¿cuál es el rol de SharePoint en todo esto?

Para empezar, Sharepoint es una solución "colaborativa". Eso quiere decir que toda la organización puede aportar con datos e información relevante. Entonces, provistas de una correcta estructura y un diseño adecuado, se ira articulando y generando el conocimiento en la organización. Entre sus principales funcionalidades: los Workflows, la Administración de Contenidos y la Comunidades o Sitios Colaborativos.

Finalmente, con SharePoint, la información no es un simple cúmulo de datos que van quedando depositados. Todo dependerá de como se vayan orquestado los procesos que logran el conocimiento. Es decir, dependerá del diseño y constante mejora de Workflows, Ciclos de Aprobación, Políticas de Administración de Contenido, etc. Es mas, la información se debe ir depurando, enriqueciendo y derivando a mas conocimiento, conectando así a las personas.

Share: