¿Gestión de proyectos ágil o en cascada?

Una pregunta interesante y que en algunas oportunidades suele ser motivo de discusión: ¿qué metodología de gestión de proyectos es la mejor? La respuesta corta sería: dependerá del proyecto. Por ejemplo, para construir una edificio no sería viable la metodología ágil, puesto que si o si deben construirse primeros los cimientos, y luego piso por piso.

Sin embargo, debido a la popularidad de la gestión de proyectos ágiles, cada vez más organizaciones emplean la metodología ágil más allá de algunos equipos y proyectos individuales, aplicandola incluso a proyectos mucho más grandes y complejos. La metodología ágil se ha extendido incluso más allá de los equipos de desarrollo, y ahora la utilizan no solo los equipos de TI, sino también en marketing, recursos humanos, entre otros.

Por lo tanto, una de las primeras decisiones a la que nos enfrentamos cuando comenzamos a enfocar un proyecto es elegir la metodología más adecuada para el mismo. Generalmente no es una decisión sencilla, siendo necesario evaluar los requerimientos del proyecto antes de elegir la más apropiada. Entonces, pasemos a aclarar los conceptos, el alcance, así como las ventajas e inconvenientes de ambas metodologías de gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La gestión de proyectos ágil es un método iterativo de llevar a cabo proyectos que se basan en realizar publicaciones de forma continua y en integrar el feedback de los clientes. Por tanto, la posibilidad de hacer ajustes durante cada iteración fomenta la velocidad y la adaptabilidad. Este modelo es distinto al de gestión de proyectos lineal o en cascada, que sigue una ruta establecida con desviación limitada.

Los clientes y las empresas actualmente necesitan respuestas y cambios rápidos, por ello la metodología ágil proporciona la flexibilidad para hacer ajustes e iterar durante el proceso de desarrollo. Es aplicable a múltiples ámbitos en una empresa. Particularmente, en tecnología es un pilar de las prácticas de DevOps, en las que los equipos de desarrollo y los de operaciones trabajan en colaboración.

¿Qué es la gestión de proyectos en cascada?

El modelo de gestión de proyectos en cascada implica una secuencia de ejecuciones claramente definida. Son proyectos que no pasan a otra fase sino hasta que la anterior recibe la aprobación final. Una vez finalizada una fase, puede ser difícil y costoso revisar una etapa anterior. Los equipos ágiles pueden seguir una secuencia similar, pero lo hacen en incrementos más pequeños con ciclos de feedback regulares.

El modelo de gestión de proyectos en cascada sigue un enfoque lineal y secuencial. Funciona bien para trabajos que implican procesos predecibles y recurrentes, pero puede dejar a los equipos en mala posición ante los imprevistos y sin la posibilidad de adaptarse más rápido que la competencia.

Cualquier incumplimiento de plazos o cambio en el alcance durante un proyecto en cascada puede tener un gran impacto en las versiones posteriores. Además, puede resultar difícil resolver la deuda técnica o corregir errores si el equipo tiene que centrarse en desarrollar funciones nuevas y avanzar por las distintas etapas del proyecto. Por lo general, los equipos que utilizan el modelo en cascada intentan controlar los cambios al alcance mediante el Control de Cambios.

Ventajas de la gestión de proyectos en cascada

• Requiere menos coordinación debido a que los procesos son secuenciales, con fases claramente definidas.
• Tener claramente definidas las fases del proyecto ayuda a definir con precisión las dependencias del trabajo.
• El costo del proyecto se puede estimar una vez definidos los requisitos.
• Permite centrarse mejor en la documentación de diseños y requisitos.
• La fase de diseño es más metódica y estructurada, antes de escribir cualquier software.

Inconvenientes de la gestión de proyectos en cascada

• Es más difícil dividir y compartir el trabajo debido a que las secuencias de fases son más estrictas y los equipos están más especializados.
• Hay riesgo de pérdida de tiempo debido a retrasos y contratiempos durante las transiciones de fase a fase.
• Supone tener en cuenta requisitos de contratación adicionales para configurar equipos de fase especializados, mientras que la metodología ágil fomenta equipos más multifuncionales.
• Mayor sobrecarga en la comunicación, durante la entrega entre transiciones de fase.
• Es posible que la propiedad y la implicación en el producto no sean tan sólidas como las que ofrece la metodología ágil, ya que la atención se centra en la fase actual.

Ventajas de la gestión de proyectos ágil

• Ciclos de feedback más rápidos.
• Los problemas se identifican más temprano.
• Mayor potencial de satisfacción del cliente.
• El tiempo de salida al mercado mejora drásticamente.
• Mayor visibilidad y responsabilidad.
• Los equipos dedicados mejoran la productividad con el tiempo.
• Priorización flexible centrada en la entrega de valor.

Inconvenientes de la gestión de proyectos ágil

• Es posible que las dependencias críticas entre proyectos y rutas no estén tan claramente definidas como con el modelo en cascada.
• Coste extra de la curva de aprendizaje organizativa.
• Implementar una ejecución verdaderamente ágil con una canalización de implementación continua supone muchas dependencias técnicas y costes de ingeniería.

Entonces, ¿cuál elegir?

Decidir la metodología más adecuada para cada caso no es una decisión sencilla, cada proyecto, por sus características intrínsecas, requiere distintas formas de gestión. Es conveniente evaluar el proyecto con detenimiento, así como las circunstancias que lo rodean y el entorno.

La gestión ágil de proyectos es un modelo innovador para todo tipo de proyectos, no solo los de software. Al proporcionar la flexibilidad para responder a los cambios durante el ciclo de vida del desarrollo, la metodología ágil permite a los equipos lanzar productos de mayor calidad que satisfagan las necesidades de los clientes. Además, motiva a los equipos; fomenta la responsabilidad, la innovación y la mejora continua; y permite responder a los cambios sin desbordarse. Y eso le viene muy bien a cualquier proyecto.

Por otro lado, en algunas oportunidades implementar íntegramente una metodología, sea en cascada o ágil, es bastante complejo. Por ello, dependiendo del tipo de proyecto, una alternativa sería un enfoque híbrido. Es decir, el empleo de Scrum para suavizar un poco la curva de adaptación al mismo, sin perder la capacidad de introspección, transparencia e iteración de las metodologías ágiles, a la vez que introduce ciertas características de metodologías más tradicionales. Esto permite que en entornos que tienen escasa formación en enfoques ágiles, los equipos de trabajo y el cliente se sientan más cómodos.

A manera de resumen, estos serían los factores a considerar según la metodología a emplear:

En conclusión, se debe asegurar un tiempo prudente para considerar el mejor camino a seguir antes de empezar. Deben conocerse no solo los objetivos del proyecto, sino también determinar las variables, las dependencias y las actividades que son cruciales. Identificar las métricas y los factores de éxito más críticos, ayudarán a revisar cada enfoque y encontrar la mejor combinación. De ser posible, involucrar al equipo en el proceso de toma de decisiones y evaluar la familiaridad y la experiencia con diferentes enfoques. Finalmente, sea cual sea la elección que se haga, mantenerse firmes, puesto que cambiar a la mitad de cualquier proyecto, rara vez termina bien.

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